Het Leveranciersportaal is een webapplicatie in huisstijl waar leveranciers productgegevens, afbeeldingen en documenten kunnen indienen bij de merken waarmee ze samenwerken. In plaats van spreadsheets en afbeeldingen uit te wisselen via e-mail, gebruik je een centraal portaal dat je door het volledige indieningsproces begeleidt.
Als leverancier word je uitgenodigd door een merk voor hun portaal. Zodra je de uitnodiging accepteert, kun je inzendingen aanmaken, productitems toevoegen, afbeeldingen uploaden, certificeringen bijvoegen en rechtstreeks communiceren met het team van het merk, allemaal vanuit één interface.
Belangrijkste functies van het Leveranciersportaal:
Productgegevens indienen via formulieren of spreadsheet-upload: gebruik de aangepaste formuliervelden van het merk of download een template en upload een ingevuld spreadsheet.
Productafbeeldingen uploaden met drag-and-drop: koppel afbeeldingen aan elk productitem, wijs afbeeldingsrollen toe en laat auto-SKU-detectie bestanden automatisch koppelen.
Certificeringen & specificatiedocumenten bijvoegen: upload veiligheidsinformatiebladen, certificeringen, lookbooks en andere ondersteunende documenten.
Meertalige contentondersteuning: lever productnamen, beschrijvingen en andere tekstvelden aan in meerdere talen via taaltabs.
Realtime communicatie met het merkteam: gebruik het berichtensysteem in het portaal om vragen te stellen, feedback te ontvangen en op de hoogte te blijven van inleverrichtlijnen.
De workflow is eenvoudig: het merk configureert het portaal en bepaalt welke productvelden vereist zijn, en nodigt vervolgens leveranciers uit. Leveranciers loggen in, maken inzendingen met productgegevens en assets, en dienen ze in ter beoordeling. Het merkteam beoordeelt elke inzending, geeft feedback of vraagt wijzigingen aan, en keurt de gegevens uiteindelijk goed voor import in hun PIM-systeem.
Je bent een leveranciersgebruiker
Deze documentatie is geschreven voor leveranciersgebruikers, personen die door een merk zijn uitgenodigd om productgegevens in te dienen. Als je een merkbeheerder bent die het Leveranciersportaal wil configureren, raadpleeg dan de Productbeheer-documentatie.
Je reis begint met een uitnodigingsmail van het merk waarvoor je producten levert. De e-mail bevat een unieke link die je naar het Leveranciersportaal van het merk brengt. Klik op de link om je account in te stellen.
Klik op de uitnodigingslink: Open de uitnodigingsmail en klik op de link om het merkportaal te openen. De link is uniek voor jouw e-mailadres en kan niet met anderen worden gedeeld.
Vul je naam en gegevens in: Vul je naam, bedrijfsnaam en eventuele andere profielinformatie in die door het merk wordt gevraagd. Deze informatie verschijnt naast je inzendingen.
Verifieer je e-mail met OTP: Er wordt een eenmalig wachtwoord naar je e-mailadres gestuurd. Voer de code in om je identiteit te verifiëren. Deze wachtwoordloze authenticatie houdt je account veilig zonder dat je een wachtwoord hoeft aan te maken.
Open het portaaldashboard: Na verificatie kom je op je leveranciersdashboard. Vanaf hier kun je inzendingen aanmaken, bestaande inzendingen bekijken en communiceren met het merkteam.
Sla de portaal-URL op als bladwijzer
Sla na je eerste login de portaal-URL op als bladwijzer voor snelle toegang in de toekomst. Je kunt op elk moment terugkeren en inloggen met dezelfde e-mailgebaseerde OTP-flow.
Het leveranciersdashboard is je thuisbasis. Het biedt een overzicht van al je inzendingen, snelle acties om nieuwe aan te maken, en toegang tot berichten van het merkteam. Alles wat je nodig hebt is bereikbaar via de zijbalk van het dashboard.
Inzendingenlijst: een tabel met al je inzendingen, inclusief hun huidige status, aanmaakdatum en aantal items. Klik op een inzending om deze te openen.
Snelle acties: knoppen om een nieuwe inzending aan te maken, een spreadsheet te uploaden of berichten te openen.
Berichten: een notificatiebadge toont ongelezen berichten van het merkteam. Klik om het berichtenpaneel te openen.
Elke inzending doorloopt een reeks statussen. Door deze statussen te begrijpen weet je wat je in elke fase kunt verwachten:
DRAFT: Je werkt nog aan de inzending. Deze is nog niet naar het merk verstuurd.
SUBMITTED: De inzending is verstuurd naar het merk en wacht in hun wachtrij.
IN_REVIEW: Het merkteam is je inzending actief aan het beoordelen.
CHANGES_REQUESTED: Het merk heeft je inzending beoordeeld en vereist wijzigingen voor goedkeuring.
APPROVED: Je inzending is goedgekeurd door het merkteam.
REJECTED: De inzending is afgewezen. Bekijk de feedback voor details over de reden.
IMPORTED: Het merk heeft de goedgekeurde gegevens ge\u00efmporteerd in hun PIM-systeem.
Een inzending is een verzameling producten die je aan het merk wilt voorstellen. Zie het als een batch of een voorstel, je groepeert gerelateerde producten, voegt alle vereiste gegevens en afbeeldingen toe, en dient vervolgens de volledige collectie in ter beoordeling door het merk.
Klik op "Nieuwe inzending": Klik vanuit het dashboard op de knop Nieuwe inzending. Dit maakt een nieuwe inzending aan met de status DRAFT.
Geef een naam en optionele notities: Voer een beschrijvende naam in voor je inzending (bijv. "Voorjaarscollectie 2026" of "Nieuwe accessoirelijn"). Je kunt ook notities toevoegen die zichtbaar zijn voor de merkbeoordelaar.
Voeg producten (items) toe: Voeg individuele productitems toe aan de inzending via de formulier-editor of door een spreadsheet te uploaden. Elk item vertegenwoordigt een enkel product met zijn gegevensvelden.
Upload afbeeldingen: Voeg productafbeeldingen toe aan elk item. Je kunt afbeeldingen direct naar items slepen of de bulk image uploader gebruiken.
Dien in ter beoordeling: Als alles klaar is, klik je op Indienen ter beoordeling. De inzendingsstatus verandert van DRAFT naar SUBMITTED en het merkteam ontvangt een melding.
Inzendingen kunnen als concept worden opgeslagen en over meerdere sessies worden bewerkt. Er is geen tijdslimiet voor concepten, je kunt vandaag een inzending starten, morgen meer producten toevoegen en indienen wanneer je klaar bent. Al je voortgang wordt automatisch opgeslagen.
Gebruik beschrijvende namen
Geef je inzendingen duidelijke, beschrijvende namen zodat zowel jij als het merkteam ze snel kunnen herkennen. Vermeld het seizoen, de productcategorie of de collectienaam in de titel van de inzending.
Er zijn twee manieren om productitems aan een inzending toe te voegen: formulierinvoer en spreadsheet-upload. Je kunt beide methoden gebruiken of combineren binnen dezelfde inzending.
Klik op Item toevoegen binnen een inzending om het productformulier te openen. De formuliervelden worden bepaald door het merk en kunnen het volgende omvatten:
Productnaam: de weergavenaam van het product.
SKU: de unieke voorraadeenheid-identificatie.
Beschrijving: een gedetailleerde productbeschrijving, vaak met ondersteuning voor rich text.
Prijs: groothandelsprijs of adviesprijs, afhankelijk van de configuratie van het merk.
Categorie: de productcategorie zoals gedefinieerd door het merk.
Merk: het merk of submerk waartoe het product behoort.
Aangepaste velden: eventuele extra velden die het merk heeft geconfigureerd, zoals materiaal, gewicht, afmetingen of kleur.
Als je liever met spreadsheets werkt, kun je het templatebestand van het merk downloaden (beschikbaar als CSV of XLSX), je productgegevens invullen en het voltooide bestand uploaden. Items worden automatisch aangemaakt op basis van elke rij in de spreadsheet.
Klik op Template downloaden om het spreadsheettemplate van het merk op te halen.
Open het bestand in je spreadsheetapplicatie en vul per product een rij in.
Sla het bestand op en ga terug naar de inzending.
Klik op Spreadsheet uploaden en selecteer je bestand.
Controleer de ge\u00efmporteerde items en corrigeer eventuele validatiefouten.
Als het merk content in meerdere talen vereist, zie je taaltabs bij tekstvelden zoals naam, beschrijving en marketingtekst. Schakel tussen tabs om vertalingen voor elke ondersteunde taal aan te leveren. Vereiste talen zijn gemarkeerd met een indicator.
Download eerst het template
Download altijd eerst het spreadsheettemplate van het merk voordat je gegevens invult. Het template laat precies zien welke velden vereist zijn, hun verwachte formaten en eventuele dropdown-opties. Dit voorkomt validatiefouten bij het uploaden.
Productafbeeldingen zijn een essentieel onderdeel van elke inzending. Het portaal biedt een drag-and-drop-interface voor het uploaden van afbeeldingen en het toewijzen ervan aan de juiste productitems.
Open een productitem en sleep afbeeldingen direct naar het uploadgebied. Je kunt meerdere afbeeldingen tegelijk uploaden. Elke afbeelding wordt automatisch verwerkt en er wordt een miniatuurvoorbeeld gegenereerd.
Als je bestandsnamen een SKU bevatten (bijv. SKU-12345_hero.jpg), detecteert het portaal automatisch de SKU en koppelt de afbeelding aan het bijbehorende productitem. Dit is vooral handig bij het in bulk uploaden van afbeeldingen, geef je bestanden gewoon de juiste SKU-prefix als naam en upload ze allemaal tegelijk.
Elke afbeelding moet een rol krijgen die het doel beschrijft. De beschikbare rollen zijn:
HERO: De hoofdafbeelding van het product, meestal een vooraanzicht-packshot op een witte achtergrond.
DETAIL: Close-upfoto's die textuur, stiksels, labels of andere productdetails tonen.
LIFESTYLE: Contextuele afbeeldingen die het product in gebruik of in een gestylede omgeving tonen.
SWATCH: Kleur- of materiaalstalen, meestal kleine vierkante afbeeldingen.
TECHNICAL: Technische tekeningen, diagrammen of maatgidsen.
Het portaal accepteert afbeeldingen in de formaten JPEG, PNG en WebP. Upload voor het beste resultaat afbeeldingen met hoge resolutie, het merk kan altijd kleinere versies genereren, maar kan uploads met lage resolutie niet opschalen.
Bestandsgrootte en opslaglimieten
De maximale bestandsgrootte per afbeelding en de totale beschikbare opslag voor je inzendingen zijn afhankelijk van de portaalconfiguratie van het merk. Als je een uploadlimiet tegenkomt, neem dan contact op met het merkteam via het berichtensysteem in het portaal.
Naast productgegevens en afbeeldingen vereisen merken vaak ondersteunende documenten zoals certificeringen, specificatiebladen en veiligheidsgegevens. Het portaal stelt je in staat documenten bij je inzending te voegen met relevante metadata.
Selecteer bij het uploaden van een document het type dat het best beschrijft:
CERTIFICATION: Conformiteitscertificaten, keurmerken of wettelijke goedkeuringen (bijv. CE, OEKO-TEX).
SPEC_SHEET: Technische specificatiebladen met gedetailleerde productafmetingen en materialen.
LOOKBOOK: Seizoens-lookbooks of productcatalogi die de collectie presenteren.
SAFETY_DATA: Veiligheidsinformatiebladen (MSDS) of documenten met gevareninformatie.
WARRANTY: Garantievoorwaarden, retourbeleid of garantiedocumentatie.
OTHER: Elk ander ondersteunend document dat niet in bovenstaande categorie\u00ebn past.
Navigeer naar het tabblad Documenten binnen je inzending en klik op Document uploaden. Selecteer je bestand, kies het documenttype en voeg optioneel metadata toe zoals een documentnummer of verloopdatum. Documenten worden aan de inzending als geheel gekoppeld, niet aan individuele productitems.
Voor bepaalde documenttypes kun je aanvullende informatie opgeven:
Verloopdatum: handig voor certificeringen met een geldigheidsperiode. Het merkteam kan zien wanneer een certificaat verloopt.
Documentnummer: een referentienummer of identificatie voor het document, waardoor het makkelijker te traceren en te verifi\u00ebren is.
Upload certificeringen vroegtijdig
Merken vereisen vaak geldige certificeringen voordat ze producten kunnen goedkeuren. Upload je certificeringen en veiligheidsinformatiebladen zo vroeg mogelijk in het indieningsproces om vertragingen tijdens de beoordeling te voorkomen.
Voordat je je werk bij het merk indient, biedt het portaal een validatiesamenvatting zodat je eventuele problemen vroegtijdig kunt opsporen. Een paar minuten besteden aan controle voordat je indient, bespaart tijd en voorkomt onnodige feedbackrondes.
Klik op Inzending controleren om de validatiesamenvatting te bekijken. Het portaal controleert op:
Ontbrekende verplichte velden: productvelden die het merk als verplicht heeft gemarkeerd maar die je niet hebt ingevuld.
Ontbrekende afbeeldingen: producten waaraan geen afbeelding is gekoppeld (als afbeeldingen vereist zijn door het merk).
Ontbrekende documenten: vereiste documenttypes die niet zijn ge\u00fcpload.
Gegevensformaatfouten: waarden die niet overeenkomen met het verwachte formaat, zoals ongeldige prijzen of onjuist opgemaakte SKU's.
Zodra alle validatieproblemen zijn opgelost, klik je op Indienen ter beoordeling. De inzendingsstatus verandert van DRAFT naar SUBMITTED en het merkteam ontvangt een melding. Je ziet ook een bevestigingsbericht met een tijdstempel.
Na het indienen beoordeelt het merkteam elk productitem afzonderlijk. Ze kunnen items goedkeuren, wijzigingen vragen of items afwijzen. Je ontvangt een melding wanneer het merk de beoordeling heeft afgerond. De algehele inzendingsstatus wordt bijgewerkt op basis van de reactie van het merk.
Bewerken na indienen
Je kunt items niet bewerken na het indienen. De inzending wordt vergrendeld om te garanderen dat het merk precies beoordeelt wat je hebt ingediend. Als het merk wijzigingen aanvraagt, wordt de inzending ontgrendeld zodat je de benodigde aanpassingen kunt maken en opnieuw kunt indienen.
Wanneer het merkteam je inzending heeft beoordeeld en aanpassingen nodig zijn, verandert de inzendingsstatus naar CHANGES_REQUESTED. Je ontvangt een melding met het verzoek om de feedback te bekijken en wijzigingen aan te brengen.
De merkbeoordelaar kan feedback achterlaten op elk individueel productitem. Dit betekent dat sommige items goedgekeurd kunnen zijn terwijl andere wijzigingen nodig hebben. Open de inzending en zoek naar items met een feedbackpictogram om precies te zien wat de beoordelaar heeft gevraagd.
Controleer je meldingen: Wanneer het merk wijzigingen aanvraagt, ontvang je een melding op het dashboard en optioneel een e-mailnotificatie. Klik op de melding om direct naar de inzending te gaan.
Open de inzending: Open de inzending vanuit je dashboard. Items die wijzigingen nodig hebben zijn gemarkeerd en tonen de feedback van de beoordelaar.
Bekijk feedback per item: Klik op elk gemarkeerd item om de specifieke feedback van de merkbeoordelaar te lezen. De feedback legt uit wat er moet veranderen en waarom.
Breng de gevraagde wijzigingen aan: Werk de productgegevens bij, vervang afbeeldingen of upload aanvullende documenten zoals gevraagd. De inzending is nu weer bewerkbaar.
Dien opnieuw in ter beoordeling: Zodra alle wijzigingen zijn aangebracht, klik je opnieuw op Indienen ter beoordeling. De status keert terug naar SUBMITTED en het merkteam ontvangt een melding van je updates.
Verwerk alle feedback
Zorg ervoor dat je alle gevraagde wijzigingen verwerkt voordat je opnieuw indient. Als items met openstaande feedback opnieuw worden ingediend zonder wijzigingen, kan het merk ze afwijzen. Bekijk elk stuk feedback zorgvuldig en werk de relevante velden, afbeeldingen of documenten dienovereenkomstig bij.
Het Leveranciersportaal bevat een berichtensysteem waarmee je rechtstreeks kunt communiceren met het merkteam. Berichten zijn gekoppeld aan jouw leverancierscontext, zodat het merk berichten van jou naast je inzendingen kan bekijken.
Vragen over vereisten: weet je niet zeker wat een specifiek veld betekent of welke afbeeldingsrol je moet gebruiken? Stel je vraag direct aan het merkteam.
Verduidelijking van feedback: als de feedback van de beoordelaar onduidelijk is, stuur dan een bericht om meer details te krijgen voordat je wijzigingen aanbrengt.
Updates over de inlevertijd: laat het merk weten als je meer tijd nodig hebt om een inzending voor te bereiden of als er vertragingen zijn.
Algemene communicatie: elk ander onderwerp gerelateerd aan je leveranciersrelatie met het merk.
Nieuwe berichten van het merkteam verschijnen als een notificatiebadge op het Berichten-icoon in de zijbalk. Afhankelijk van de portaalinstellingen van het merk kun je ook e-mailmeldingen ontvangen voor nieuwe berichten.
Controleer berichten regelmatig
Merkteams kunnen updates over inleverrichtlijnen, nieuwe verplichte velden of deadlinewijzigingen sturen via berichten. Controleer je berichten regelmatig om op de hoogte te blijven en te voorkomen dat je verouderde of onvolledige gegevens indient.
