Het Leveranciersportaal maakt een einde aan het eindeloze heen-en-weer van e-mail gebaseerde productdata-verzameling. In plaats van leveranciers achterna te zitten voor spreadsheets, foto's en specificaties, geef je elke leverancier een eigen portaal waar ze gestructureerde productdata rechtstreeks in Nexera kunnen indienen.
Configureer het portaal: stel branding, subdomein, talen en bestandslimieten in.
Maak leveranciers aan: registreer elke leverancier met contactgegevens, gekoppelde merken en categorieën.
Nodig leveranciersgebruikers uit: verstuur e-mailuitnodigingen zodat teamleden van de leverancier toegang krijgen tot het portaal.
Leveranciers dienen data in: leveranciers vullen je inzendsjabloon in (online of via CSV/XLSX) en uploaden assets.
Beoordeel inzendingen: keur goed, wijs af of vraag wijzigingen aan op individuele items binnen elke inzending.
Importeer naar PIM: zet goedgekeurde producten en assets over naar je hoofdproductcatalogus met volledige merk- en categoriekoppeling.
Gestructureerde data: elke inzending volgt hetzelfde sjabloon, zodat data in een consistent, importklaar formaat binnenkomt.
Consistent formaat: geen ad-hoc spreadsheets of afwijkende kolomkoppen van verschillende leveranciers meer.
Minder handmatige invoer: leveranciers voeren hun eigen productdata in, zodat jouw team zich kan richten op verrijking en kwaliteitscontrole.
Audittrail: elke inzending, beoordelingsbeslissing en importactie wordt gelogd met tijdstempels en gebruikerstoewijzing.
Beschikbaarheid per abonnement
De Leveranciersportaal-module is beschikbaar op het Pro-abonnement en hoger. Free- en Basic-abonnementen bevatten geen toegang tot het leveranciersportaal. Je kunt op elk moment upgraden naar Pro via de Facturatie-pagina.
De portaalconfiguratie bepaalt de uitstraling en het gedrag van het leveranciersportaal. Navigeer naar Instellingen → Leveranciers → Portaalconfiguratie om deze opties te openen.
Pas het portaal aan zodat het aanvoelt als een verlengstuk van je merk in plaats van een extern hulpmiddel. De volgende brandingopties zijn beschikbaar:
Portaalnaam: de naam die wordt weergegeven in de portaalheader en het browsertabblad.
Primaire kleur: gebruikt voor knoppen, links en actieve staten in het hele portaal.
Accentkleur: gebruikt voor highlights, badges en secundaire interactieve elementen.
Logo-URL: je bedrijfslogo weergegeven in de portaalheader en op de inlogpagina.
Welkomstbericht: een aangepast bericht op het inlogscherm van het portaal, handig voor instructies of contactinformatie.
Elke tenant ontvangt een uniek subdomein voor hun leveranciersportaal. Het formaat is jouwbedrijf.supplier.nexera.app. Dit is de URL die je deelt met leveranciers zodat zij het portaal kunnen bereiken.
Schakel ondersteunde talen in of uit voor de portaalinterface. Je kunt instellen welke talen beschikbaar zijn en een standaardtaal kiezen die nieuwe leveranciersgebruikers zien bij hun eerste bezoek.
Beheer de uploadlimieten voor leveranciers om opslag te beheren en consistente assetkwaliteit te waarborgen:
Max. bestandsgrootte (MB): de maximale grootte voor een enkel geüpload bestand.
Max. opslag per leverancier (GB): het totale opslagquotum dat aan elke leverancier wordt toegewezen.
Wanneer ingeschakeld, hebben nieuwe leveranciersgebruikers goedkeuring van een beheerder nodig voordat ze het portaal kunnen betreden. Dit geeft je een extra laag controle over wie namens een leverancier data mag indienen.
Ga naar Instellingen: Open de hoofdpagina Instellingen via de linkernavigatie in je Nexera-dashboard.
Navigeer naar Leveranciers: Klik op de sectie Leveranciers om alle leveranciersgerelateerde configuratieopties te bekijken.
Klik op Portaalconfiguratie: Open het paneel Portaalconfiguratie om branding-, subdomein-, taal- en bestandsinstellingen te openen.
Stel je subdomein in: Kies een subdomein voor je leveranciersportaal. Dit wordt de publieke URL die leveranciers gebruiken om het portaal te bereiken.
Pas branding aan: Upload je logo, stel primaire en accentkleuren in en voeg optioneel een welkomstbericht toe voor het inlogscherm.
Configureer bestandslimieten: Stel de maximale bestandsgrootte per upload en het totale opslagquotum per leverancier in om middelen te beheren.
Opslaan: Klik op Opslaan om je portaalconfiguratie toe te passen. Wijzigingen worden direct doorgevoerd voor alle leveranciersgebruikers.
Het inzendsjabloon definieert de exacte velden die leveranciers invullen bij het indienen van productdata. Een goed ontworpen sjabloon zorgt ervoor dat je consistente, gestructureerde informatie ontvangt van elke leverancier.
Open de sjabloon-editor via Instellingen → Leveranciers → Sjabloon of beheer het programmatisch via de API.
Elk veld in het sjabloon heeft een type dat bepaalt hoe leveranciers data invoeren en hoe de data wordt gevalideerd:
Text: vrije tekstinvoer voor productnamen, beschrijvingen en andere tekenreekswaarden.
Number: numerieke invoer voor prijzen, gewichten, afmetingen en hoeveelheden.
Select: een enkele-keuze dropdown voor velden zoals geslacht, seizoen of materiaal.
Multiselect: een meervoudige-keuze picker voor velden die meerdere waarden accepteren, zoals beschikbare kleuren of maten.
Boolean: een ja/nee-schakelaar voor vlaggen zoals "gevaarlijk materiaal" of "bevat allergenen".
Date: een datumkiezer voor velden zoals lanceerdatum of vervaldatum.
Markeer velden als verplicht om te voorkomen dat leveranciers onvolledige data indienen. Verplichte velden worden gevalideerd voordat de leverancier de inzending kan afronden. Optionele velden stellen leveranciers in staat om aanvullende informatie te verstrekken wanneer beschikbaar, zonder het inzendproces te blokkeren.
Nexera bevat kant-en-klare sjablonen voor veelvoorkomende producttypen zoals kleding, elektronica, food & beverage en woondecoratie. Presets bevatten industriestandaard velden met verstandige standaardwaarden, zodat je je sjabloon niet vanaf nul hoeft op te bouwen.
Leveranciers kunnen het huidige sjabloon downloaden als CSV- of XLSX-bestand, dit invullen met hun favoriete spreadsheettoepassing en het voltooide bestand terug uploaden naar het portaal. Dit is vooral handig voor leveranciers die grote catalogi beheren of liever offline werken.
Begin met een preset
Begin met een preset-sjabloon en pas het aan aan je specifieke eisen. Dit bespaart tijd en zorgt voor goede velddekking, aangezien presets zijn gebaseerd op echte productdatastructuren die in de hele branche worden gebruikt.
Navigeer naar Instellingen → Leveranciers om alle geconfigureerde leveranciers te bekijken. Vanaf hier kun je nieuwe leveranciers aanmaken, bestaande bewerken en hun status beheren.
Bij het aanmaken van een leverancier vul je de volgende informatie in:
Naam: de weergavenaam van de leverancier zoals deze overal in het dashboard en portaal verschijnt.
Code: een unieke korte code voor interne referentie en API-bewerkingen (bijv. SUP-ACME).
Gekoppelde merken: de merken waarvoor deze leverancier gemachtigd is producten in te dienen.
Gekoppelde categorieën: de productcategorieën waaraan de producten van deze leverancier kunnen worden toegewezen.
Contactgegevens: naam, e-mailadres en telefoonnummer van de primaire contactpersoon voor communicatiedoeleinden.
Elke leverancier heeft een status die bepaalt of ze het portaal kunnen betreden en data kunnen indienen:
ACTIVE: Leverancier kan inloggen, inzendingen aanmaken en assets uploaden. · Deactiveren, Opschorten
INACTIVE: Leverancier kan niet inloggen of data indienen. Bestaande inzendingen blijven bewaard. · Activeren
SUSPENDED: Tijdelijk geblokkeerd vanwege een beleidsovertreding of beoordeling. Portaaltoegang is ingetrokken. · Activeren, Deactiveren
Merk- en categoriekoppelingen bepalen aan welke merken en categorieën de producten van een leverancier kunnen worden toegewezen tijdens inzending en import. Dit voorkomt dat leveranciers producten indienen buiten hun geautoriseerde scope en houdt je productcatalogus georganiseerd.
Als een leverancier bijvoorbeeld gekoppeld is aan het merk "Acme" en de categorieën "Bovenkleding" en "Accessoires", kunnen ze alleen producten indienen onder die specifieke combinaties. Producten buiten de gekoppelde scope worden afgewezen tijdens validatie.
Klik op de detailpagina van de leverancier op Gebruiker uitnodigen om nieuwe gebruikers toe te voegen aan het portaalaccount van een leverancier. Elke uitgenodigde gebruiker ontvangt een e-mail met een link om hun adres te verifiëren en hun profiel in te stellen.
Bij het uitnodigen van een gebruiker kies je een van twee rollen:
SUPPLIER_ADMIN: volledige toegang tot alle leveranciersdata. Kan inzendingen aanmaken en beheren, assets uploaden, alle teamleden bekijken en extra gebruikers uitnodigen voor het leveranciersaccount.
CONTRIBUTOR: beperkte toegang. Kan alleen eigen inzendingen aanmaken en beheren. Kan geen inzendingen van andere gebruikers bekijken of nieuwe teamleden uitnodigen.
Het uitnodigingsproces volgt een eenvoudige, veilige stroom:
Je voert het e-mailadres van de gebruiker in en selecteert een rol.
Het systeem verstuurt een uitnodigings-e-mail met een unieke link.
De leveranciersgebruiker klikt op de link en verifieert zijn e-mailadres.
Ze voltooien hun profielinstelling (naam en voorkeuren).
Ze krijgen direct toegang tot het leveranciersportaal.
Open leveranciersdetails: Navigeer naar Instellingen, dan Leveranciers en klik op de leverancier waaraan je een gebruiker wilt toevoegen.
Klik op Gebruiker uitnodigen: Klik op de knop Gebruiker uitnodigen in de leveranciersdetailweergave om het uitnodigingsformulier te openen.
Voer e-mail en rol in: Vul het e-mailadres van de nieuwe gebruiker in en selecteer hun rol: SUPPLIER_ADMIN voor volledige toegang of CONTRIBUTOR voor beperkte toegang.
Gebruiker ontvangt uitnodiging: De uitgenodigde gebruiker ontvangt een e-mail met een beveiligde link naar het leveranciersportaal. De link is 7 dagen geldig.
Gebruiker accepteert en stelt profiel in: De gebruiker klikt op de link, verifieert zijn e-mail, voltooit zijn profiel en krijgt toegang tot het portaal.
Apart inlogsysteem
Leveranciersgebruikers gebruiken een apart inlogsysteem, ze hebben geen Nexera-dashboardaccount nodig. Hun inloggegevens en sessies zijn volledig geïsoleerd van je hoofdapplicatiegebruikers.
Wanneer een leverancier productdata indient, komt deze in de beoordelingswachtrij. Je kunt inzendingen vanaf twee plaatsen bekijken:
Instellingen → Leveranciers → [Leverancier] → Inzendingen-tab: toont inzendingen voor een specifieke leverancier.
Leveranciers → [Inzending]: de hoofdlijst van inzendingen met alle inzendingen van alle leveranciers.
Elke inzending doorloopt een gedefinieerde workflow:
SUBMITTED: de leverancier heeft de inzending afgerond en ter beoordeling verstuurd.
IN_REVIEW: je team heeft de inzending geopend en beoordeelt de data.
APPROVED: alle items voldoen aan je kwaliteitsstandaarden en zijn klaar voor import.
CHANGES_REQUESTED: sommige items hebben correcties nodig. De leverancier wordt op de hoogte gesteld en kan herzien.
REJECTED: de inzending voldoet niet aan de eisen en wordt gesloten.
Je hoeft niet een hele inzending in één keer goed te keuren of af te wijzen. Elk productitem binnen een inzending kan onafhankelijk worden beoordeeld. Dit betekent dat je items die correct zijn kunt goedkeuren, wijzigingen kunt aanvragen op items die aanpassing nodig hebben, en items die ongeschikt zijn kunt afwijzen, allemaal binnen dezelfde inzending.
Bij het aanvragen van wijzigingen of het afwijzen van een item kun je gedetailleerde opmerkingen toevoegen die precies uitleggen wat er moet veranderen. Leveranciers zien deze opmerkingen in hun portaal en kunnen elk punt adresseren voordat ze opnieuw indienen. Dit creëert een duidelijk communicatiespoor en vermindert heen-en-weer.
Voor grote inzendingen kun je de batchbewerkingen gebruiken om alle items in één keer goed te keuren of af te wijzen. Je kunt ook een subset van items selecteren en een actie op de selectie toepassen.
Afwijzing is definitief
Het afwijzen van een inzending is definitief voor die inzending, de leverancier moet een nieuwe aanmaken. Gebruik Wijzigingen aanvragen voor oplosbare problemen zodat de leverancier kan herzien en opnieuw kan indienen binnen dezelfde inzending.
Zodra items in een inzending zijn goedgekeurd, kun je ze rechtstreeks importeren in je productcatalogus. Navigeer naar Leveranciers → [Inzending] → Import om de importwizard te starten.
Selecteer items om te importeren: de wizard filtert vooraf om alleen goedgekeurde items te tonen. Je kunt items deselecteren die je voorlopig wilt overslaan.
Koppel merken: koppel de merknamen van de leverancier aan je bestaande PIM-merken, of maak direct nieuwe merken aan.
Koppel categorieën: koppel de categorieën van de leverancier aan je PIM-categorieboom, of maak nieuwe categorieën aan waar nodig.
Kies duplicaatstrategie: bepaal hoe om te gaan met producten waarvan het SKU al in je PIM bestaat:
SKIP: sla het item over als er al een product met hetzelfde SKU bestaat.
UPDATE: overschrijf de bestaande productdata met de nieuwe data van de leverancier.
CREATE_NEW: maak altijd een nieuw product aan, zelfs als er een overeenkomend SKU bestaat.
Controleer en bevestig: bekijk de importsamenvatting met het aantal producten dat wordt aangemaakt, bijgewerkt of overgeslagen, en bevestig om de import te starten.
Wanneer je de import bevestigt, voert Nexera de volgende acties uit:
Producten worden aangemaakt of bijgewerkt in het PIM op basis van je duplicaatstrategie.
Assets (afbeeldingen, documenten) worden gekopieerd van het opslaggebied van de leverancier naar je hoofdassetopslag.
Merk- en categorietoewijzingen worden toegepast volgens je koppelingen.
De inzendingsstatus wordt bijgewerkt naar IMPORTED en er wordt een tijdstempel vastgelegd.
Navigeer naar de inzending: Open de goedgekeurde inzending vanuit de sectie Leveranciers of vanuit de leveranciersdetailpagina.
Klik op Import: Klik op de knop Import om de importwizard te starten. Alleen inzendingen met goedgekeurde items tonen deze optie.
Koppel merken: Koppel elke leveranciersmerknaam aan een bestaand PIM-merk, of maak een nieuw merk rechtstreeks vanuit de wizard.
Koppel categorieën: Koppel elke leverancierscategorie aan een bestaande PIM-categorie, of maak nieuwe categorieën aan waar nodig.
Stel duplicaatstrategie in: Kies hoe om te gaan met SKU-conflicten: SKIP bestaande producten, UPDATE ze met nieuwe data, of CREATE_NEW producten.
Controleer: Bekijk de importsamenvatting met productaantallen, merkkoppelingen en categoriekoppelingen voordat je verdergaat.
Bevestig import: Klik op Bevestigen om het importproces te starten. Producten en assets worden overgebracht naar je PIM en de inzending wordt gemarkeerd als geïmporteerd.
Regelmatige leveranciersupdates
Gebruik de UPDATE-duplicaatstrategie wanneer leveranciers regelmatig productdata vernieuwen voor bestaande SKU's. Dit houdt je catalogus actueel zonder dubbele vermeldingen aan te maken.
Nexera bevat een ingebouwd tweerichtingsberichtensysteem tussen je beheerdersteam en leveranciersgebruikers. Berichten bieden een direct communicatiekanaal zonder afhankelijk te zijn van externe e-mailthreads.
Navigeer naar de leveranciersdetailpagina en open het tabblad Berichten. Alle berichten voor die leverancier worden weergegeven in een gesprekkenweergave met threads, met de meest recente berichten onderaan.
Berichten zijn georganiseerd per leverancier, niet per inzending. Dit betekent dat alle communicatie met het team van een leverancier in één thread staat, ongeacht welke inzending of welk onderwerp wordt besproken. Dit houdt de gespreksgeschiedenis centraal en overzichtelijk.
Inzendingsrichtlijnen: deel instructies over het invullen van het sjabloon, welke assetformaten de voorkeur hebben en eventuele leveranciersspecifieke vereisten.
Deadlineherinneringen: stel leveranciers op de hoogte van aankomende inzendingsdeadlines voor seizoenscollecties of catalogus-updates.
Algemene communicatie: bespreek onboardingvragen, problemen met accountinstellingen of elk ander onderwerp dat niet netjes past in een inzendingsbeoordelingsnotitie.
Leveranciers zien alle berichten in hun portaaldashboard. Wanneer je team een nieuw bericht stuurt, ontvangt de leverancier een melding in het portaal. Dit zorgt voor tijdige communicatie zonder dat leveranciers het portaal handmatig hoeven te controleren.
